Útmutató
Hány fő személyzet kell egy rendezvényre?
Frissítve:
Röviden
A személyzeti létszám nem a vendégszámból jön ki, hanem a rendezvény szerkezetéből és a terhelési csúcsokból. A leggyakrabban használt ökölszabályok: konferencián száz résztvevőre két regisztrációs kolléga, ültetett vacsorán tizenöt-húsz vendégre egy felszolgáló, büfénél harminc-negyven vendégre egy fő, ruhatárban kétszáz vendégre egy fő, ha a rendezvény egyszerre zár, fesztiválkapunál pedig kapunként két fő. A legfontosabb elv viszont ez: a csúcsra kell méretezni, nem a napi átlagra. Konferencián a résztvevők fele a kezdés előtti húsz percben érkezik, sportrendezvényen a közönség nagy része a kezdés előtti negyven percben.
Az ökölszabályok egy helyen
Ezek kiindulási számok, nem szabályok. A pontos létszám a helyszín alaprajzától, a bejáratok számától és a program szerkezetétől függ, de ezekkel a számokkal már reális költségbecslést tudsz csinálni.
- Konferenciaregisztráció: száz résztvevőre két fő, plusz egy fő szekciótermenként vagy szintenként.
- Ültetett, tányéros vacsora: egy felszolgáló tizenöt-húsz vendégre.
- Büféasztalos kiszolgálás: egy fő harminc-negyven vendégre.
- Ruhatár: egy fő kétszáz vendégre, ha a rendezvény egyszerre zár.
- Beléptetés: kapunként két fő, sportrendezvényen szektoronként egy terelő.
- Kiállítási stand: két fő egyszerre hat-kilenc négyzetméterre, hogy legyen váltás.
- Vezetett csoport: egy kísérő tizenöt-húsz látogatóra.
Miért a csúcs számít, nem az átlag?
A rendezvények terhelése szinte soha nem egyenletes. Ha a napi átlagra méretezel, a csúcson sor alakul ki, és épp ott lesz rossz az élmény, ahol a vendég az első benyomását szerzi.
A csúcsok kiszámíthatók: konferencián a kezdés előtti húsz perc, sportrendezvényen a kezdés előtti negyven perc és a lefújás utáni öt-tíz perc, koncerten a ruhatár az utolsó szám után, gálán a fogadás első negyedóra. Ha ezekre külön ránézel, a létszám szinte adja magát.
Amit a létszámtervezésnél elfelejtenek
A létszám nem csak a vendégek kiszolgálásáról szól: a be- és kipakolás, a bontás és a tartalék mind része a képnek, és ezek maradnak ki a leggyakrabban.
- A bontás külön műszak, nem a napi csapat feladata a tizenkettedik óra után.
- Tartalék nélkül a kiesés nem lehetőség, hanem több napos rendezvényen bizonyosság.
- Nyolc-tíz fő felett kell egy helyszíni csapatvezető, aki nem a kiszolgálásban van.
- A catering személyzete külön létszám: ne az állomásokból vagy a terelésből vedd el.
Gyakori kérdések
Hány felszolgáló kell 100 vendégre?
Ültetett, tányéros kiszolgálásnál öt-hét fő, büféasztalos megoldásnál három-négy. A különbség abból jön, hogy tányéros kiszolgálásnál egy asztalnak egyszerre kell megkapnia a fogást.
Hány hostess kell egy 300 fős konferenciára?
Hat regisztrációs kolléga a nyitási csúcsra, plusz két fő terelésre, plusz egy fő szekciótermenként. A pontos szám a bejáratok számától és attól függ, előre ki vannak-e osztva a névtáblák.
Kell csapatvezető?
Nyolc-tíz fő felett érdemes, mert valakinek a konyhával vagy a szervezővel kell tartania a kapcsolatot, és aki ezt viszi, az nem tud egyszerre kiszolgálni is. Nálunk ez öt fő felett alapból része a Profi csomagnak.
További útmutatók